Boekhouden is in de laatste jaren vooral digitaal geworden. Dit maakt het gemakkelijker voor ondernemers om zo veel mogelijk zelf in te voeren en allerlei overzichten te krijgen. Digitaal boekhouden kan gewoon op je eigen computer met behulp van een boekhoudprogramma, of nog simpeler met een Excel spreadsheet. Het heeft als voordelen dat het gemakkelijk en goedkoop is om je boekhouding bij te houden en je kunt op ieder gewenst moment een overzicht krijgen van bijvoorbeeld cashflow of omzet. Nadelig is natuurlijk dat een computer niet minder vatbaar is voor schade en verlies dan papier. Regelmatig back-ups maken is erg belangrijk als je jouw boekhouding op je computer bewaard. Vaak kiezen mensen dan om een back-up in hun cloud te bewaren, omdat memory kaarten, chips en hard disks vaak onbetrouwbaar blijken.
Lees tip 1: Online boekhouden voor ZZP overzicht beste boekhoudprogramma’s
Online boekhouden is ongeveer hetzelfde, maar gebeurt direct op het web. Het boekhoudprogramma bestaat uit een website of app, die je vanuit elke computer of telefoon met internet kunt openen en inloggen, net zoals email of bankieren. Dit maakt het nog gemakkelijker om op ieder moment gegevens in te voeren en overzichten te krijgen. Zo kan je ook op ieder moment geïnformeerde beslissingen maken.
De grootste vraag die mensen hebben over online boekhouden is de veiligheid? Zijn alle gegevens wel beschermd tegen hacking? Het is niet anders dan uw bankrekening online beheren. Betrouwbare aanbieders van online software zijn gecertificeerd en gebruiken een digitale sleutel, een firewall en back-ups om jouw boekhouding veiligheid te garanderen.
Lees tip 2: Boekhoudsoftware vergelijking met o.a. e-boekhouden, informer en exact
Grote voordelen van online boekhouden zijn o.a:
- overzicht in real-time,
- toegang via verschillende computers of telefoons,
- updates zijn automatisch doorgevoerd,
- accountants kunnen met toestemming live meekijken,
- zelf geen back-ups maken,
- gemakkelijk digitaal doorsturen naar de belastingdienst,
- Te koppelen aan internetbankieren, een kassasteem of voorraadbeheer.
Als nadelen heeft u wel een internetverbinding nodig om uw boekhouding te bekijken, en u zult de gegevens van papieren rekeningen en bonnetjes in moeten typen of scannen.